Wie du nach dem Eisenhower Prinzip deine Aufgaben richtig priorisierst

Täglich prasseln etliche Aufgaben auf einen ein – diese richtig zu priorisieren ist nicht immer leicht. Ich habe daher in den letzten 4 Monaten das Eisenhower Prinzip getestet und möchte euch nun meine Erfahrungen teilen!

Nach dem Eisenhower Prinzip Aufgaben priorisieren

Das Eisenhower Prinzip (auch: Eisenhower Matrix) ordnet Aufgaben in eine Matrix aus den beiden Dimensionen „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“ ein. Hieraus ergeben sich 4 Felder:

Eisenhower Prinzip

  1. wichtig – dringend
  2. wichtig – nicht dringend
  3. nicht wichtig – dringend
  4. nicht wichtig – nicht dringend

 

A. wichtig – dringend

Wichtig und dringend – Wie du dir sicherlich denken kannst, sind dies die Aufgaben mit der höchsten Priorität!

Diese Aufgaben sind wichtig, da sie unumgänglich sind. Beispiele hierfür können sein, dass deine Projekte ohne sie einfach nicht weiter gehen, oder aber niemand anderes als du diese Aufgaben erledigen kannst.

Ist eine solche Aufgabe auch noch dringen, kommst du einfach nicht darum herum, diese Aufgabe möglichst zeitnah zu erledigen.

 

Mein Tipp: Trage zu diesen Aufgaben prinzipiell das letzte Fälligkeitsdatum ein! So kannst du diese Aufgaben untereinander noch zusätzlich sortieren, um eine pünktliche Erledigung zu garantieren.

 

B. wichtig – nicht dringend

Diese Aufgaben sind zwar immer noch sehr wichtig, jedoch gibt es keine, oder erst sehr späte Fälligkeitstermine – sie sind daher nicht dringend. Es ist also nicht weiter schlimm, wenn du diese Aufgaben mal 2-4 Wochen einfach liegen lässt.

Wann immer du etwas Luft zwischen der Erledigung deiner Aufgaben aus A hast, solltest du dich an diese Aufgaben ranmachen.

 

Mein Tipp: Terminiere dir auch diese Aufgaben (selbst wenn sie kein Fälligkeitsdatum haben), sodass sichergestellt ist, dass du diese Aufgaben auch wirklich erledigst – denn sie sind ja wichtig!

 

C. nicht wichtig – dringend

Diese Art an Aufgaben ist sehr spannend. Sie sind nicht sonderlich wichtig, prasseln aber mit einer gewissen Dringlichkeit auf dich ein!

Dies verleitet uns allzu oft dazu, diese Aufgaben kurzfristig hoch zu priorisieren, um sie auch schnell erledigen zu können. Aber Vorsicht! Diese Aufgaben dürfen nicht Überhand gewinnen, sodass wirklich wichtige Aufgaben darunter leiden.

Beispiele für solche Aufgaben könnten sein, dass ein Kollege aus einer anderen Abteilung „dringend“ deine Hilfe benötigt, oder aber eine Aufgabe fällig ist, deren Mehrwert nur sehr gering ist.

 

Mein Tipp: Versuche zu allererst NEIN zu solchen Aufgaben zu sagen, oder sie zu delegieren. Kommst du um die Erledigung dieser Aufgaben nicht herum, setze dir jeden Tag, oder jede Woche, ein festes Zeitfenster hierfür ein, wo du diese Aufgaben konzentriert und schnell abarbeitest.

 

D. nicht wichtig – nicht dringend

Sollten nicht wichtige UND nicht dringende Aufgaben an dich herangetragen werden, sage kategorisch NEIN – ohne wenn und aber!

 

5 einfache Schritte, wie du deine Eisenhower Matrix richtig aufbaust

  1. Nutze Evernote!
    So hast du am PC, Tablet und Smart Phone jederzeit Zugriff auf deine Matrix.
    (Du willst mehr darüber erfahren, mit welchen 5 optimal aufeinander abgestimmten Online-Tools du dein Leben organisieren kannst?
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  2. Erstelle dort eine neue Notiz.
    kein großes Hexenwerk – eine Tabelle mit 3 Spalten und 3 Zeilen – 4 Begriffe, fertig
  3. Füge alle deine Aufgaben mit Kontrollkästchen ein.
    Aufzählungszeichen würden zwar auch ihren Zweck erfüllen, jedoch wirkt es meiner Meinung nach mit Kontrollkästchen eher nach Aufgaben. Dann kann man diese auch immer schön abhaken.
    Mir hat es geholfen abgehakte Aufgaben auch noch ein paar Tage so stehen zu lassen. Manchmal kommen Rückfragen zu erledigten Aufgaben, dann kann man schnell den Haken wieder entfernen.
  4. Ergänze bei allen Aufgaben mit Fälligkeit das genaue Datum.
    Wie ich dir bereits empfohlen habe, gebe ich dir den Tipp alle wichtige Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum (in Klammern direkt dahinter) zu versehen. So siehst du immer direkt, was als nächstes fällig ist und wie zeitkritisch deine Aufgaben sind.
  5. Markiere aktuelle Aufgaben fett.
    In den letzten 4 Monaten, in denen ich das Eisenhower Prinzip getestet habe, hat es sich für mich als hilfreich erwiesen, Aufgaben, an denen ich gerade arbeite, fett zu markieren.
    Nicht dass ich sehr vergesslich wäre, aber in stressigen Situationen, wo sich die Aufgaben und Anforderungen alle etwas überschlagen, hat es mir geholfen, mich so zusätzlich zu fokussieren. Vielleicht hilft dir das ja auch!OLI Eisenhower Matrix_Beispiel

 

Wie ich die Eisenhower Matrix täglich verwende und zum Leben erwecke

Ich bin mir durchaus bewusst, dass die Verwendung der Eisenhower Matrix in direkter Konkurrenz zur To-Do-Liste steht. Sie hat für mich aber erstaunlich gut funktioniert, weshalb ich dir ein paar Vorschläge geben möchte, wo auch du die Matrix testen kannst:

  • Verwende die Eisenhower Matrix für einen bestimmten Lebensbereich – z.B. in deinem Beruf oder einem Verein.
  • Teste die Matrix bei einem deiner nächsten Projekte.

 

Probieren geht über studieren! Hast auch du bereits Erfahrungen mit dem Eisenhower Prinzip gesammelt? Finden die Grundprinzipien Einzug in deine Selbstorganisation?
Schreibe deine Gedanken hier in die Kommentare!

 

Eisenhower Prinzip

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