Wie du endlich eine To-Do-Liste erstellst, die auch funktioniert

To-Do Liste online

Für mich ist eine gut funktionierende To-Do-Liste der Schlüssel zur optimalen Selbstorganisation! Weshalb ich davon überzeugt bin, möchte ich dir im nachfolgenden erklären…

Weshalb du unbedingt eine To-Do-Liste brauchst.

Diese Fehler musst du vermeiden.

12 Tipps, damit deine To-Do-Liste funktioniert.

Jetzt kommt es ganz auf dich an!

 

Weshalb du unbedingt eine To-Do-Liste brauchst

Eine To-Do-Liste ist eine simple Auflistung noch zu erledigender Aufgaben.
Wenn eine Aufgabe erledigt ist, wird sie abgehakt.

Solche Listen helfen dir bei deiner Selbstorganisation, weil sie psychologisch wie ein externer Arbeitsspeicher wirken – dein digitales Gedächtnis. Wenn du deine Aufgaben also immer sofort aufschreibst, hebelst du damit den so genannten Zeigarnik-Effekt aus. Wir belasten unser Gedächtnis also nicht mehr damit, alle noch unerledigten Aufgaben im Blick zu behalten. So kannst du deine gesamte Konzentration und Aufmerksamkeit voll und ganz der aktuellen Aufgabe widmen.

 

Eine To-Do-Liste kann man in vielen verschiedenen Formen erstellen:

  • Auf einfachen Zetteln,
  • Auf Post-its,
  • Als Excel-Datei,
  • oder digital in Programmen und speziellen Apps am Smartphone.

Eine handschriftliche Liste hat den tollen Vorteil, dass man sehr kreativ und visuell die Aufgaben auflisten und bspw. mit Pfeilen verbinden kann. Leider enden diese Varianten aber schnell in einer unübersichtlichen Zettelwirtschaft.

Digitale Listen in Programmen oder Apps sind in solchen Fällen übersichtlicher. Man kann diese klarer strukturieren und auch korrigieren und umorganisieren.

Ob nun handschriftlich oder digital, musst du selbst für sich entscheiden.
Wenn du aber wirklich vor hast für viele deiner Lebensbereiche (Arbeit, Privat, Hobby, …) eine oder mehrere To-Do-Listen zu führen, empfehle ich dir auf jeden Fall dich an eine digitale Lösung zu gewöhnen.

 

Diese Fehler musst du vermeiden

Ich habe dir zwar jetzt eine erste Einführung in das Thema der To-Do-Listen gegeben, aber damit möchte ich dich noch nicht freigeben.

Denn wenn du jetzt einfach drauf loslegen würdest, besteht die Gefahr, dass du sehr schnell die Lust an To-Do-Listen verlierst und frustriert wieder aufhörst.

Folgende 3 Fehler musst du unbedingt vermeiden:

  • Werde nicht zu komplex!
    Gerade am Anfang verleitet es einen dazu, sein ganzes Leben in Aufgaben aufzulisten. Formuliere nur klare Aufgaben, die du auch wirklich abarbeiten kannst.
  • Nimm dir nicht zu viel vor!
    Nur weil du jetzt eine To-Do-Liste führst, wirst du nicht direkt x-mal so viele Aufgaben erledigen können. Nimm dir nur die Aufgaben vor, die du in absehbarer Zeit auch abarbeiten kannst – sonst bist du schnell demotiviert.
  • Verstecke deine Liste nicht!
    Das Konzept der To-Do-Liste wirst du nur erfolgreich in dein Leben integrieren können, wenn du sie dir ständig vor Augen führst.

 

12 Tipps, damit deine To-Do-Liste funktioniert

Jetzt wird es konkreter.

Damit du endlich eine To-Do-Liste erstellst, die auch funktioniert, habe ich 12 wertvolle Tipps für dich:

  1. Finde das richtige Tool für dich und deine Aufgaben.

    Ob nun eine handschriftliche oder digitale Liste – du musst dich entscheiden. Du musst deine gewählte Methode in deinen Alltag integrieren können und glücklich damit sein.
    Ich persönlich verwende eine To Do App. So kann ich in jeder Situation und an jedem Ort der Welt auf meine Liste zugreifen. Zu Hause oder am Arbeitsplatz öffne ich dann auch gerne die dazugehörende Website.

  2. Schreibe alle deine Aufgaben immer sofort auf!

    Wenn du wirklich dein Gehirn von der Last der noch unerledigten Aufgaben befreien willst, musst du deine Aufgaben immer sofort aufschreiben.

  3. Erstelle deine To-Do-Liste abends.

    Spontan hättest du jetzt eigentlich deine tägliche To-Do-Liste morgens als erstes erstellt, richtig? Ich empfehle dir aber, sie abends für den nächsten Tag zu erstellen. So weißt du noch am besten, was den Tag über alles passiert ist und welche Aufgaben als nächstes erledigt werden müssen. Außerdem machst du so deinen Kopf frei für eine erholsame Nacht!

  4. Verliere dich nicht in Miniaufgaben – trage diese erst gar nicht ein!

    Du sollst dich auf die wichtigen und großen Aufgaben konzentrieren. Du hast nichts davon, wenn du jede kleinste Aufgabe in deine To-Do-Liste einträgst, die du in dieser Zeit wahrscheinlich auch schon erledigt haben könntest. Nimm als Faustformel ein Minimum von 5 Minuten Zeitaufwand. Aufgaben, die in unter 5 Minuten erledigt werden können, solltest du ohne großartige Administration einfach direkt sofort erledigen.

  5. Termine haben auf deiner To-Do-Liste nichts verloren.

    Termine gehören in deinen Kalender! Bitte vermische diese beiden Dinge nicht. Nur Aufgaben, die vor bestimmten Terminen erledigt werden müssen, gehören auf deine Liste.

  6. Setze dir zu jeder Aufgabe eine Frist.

    Deine Aufgaben müssen immer zu einem bestimmten Termin erledigt sein, also notiere das auch auf deiner Liste. Anhand der Fälligkeiten kannst du dann später deine Aufgaben auch hinsichtlich Ihrer Dringlichkeit priorisieren.
    Auch wenn eine Aufgabe keine direkte Fälligkeit hat, trägst du entweder einen Zeitpunkt ein, an dem du noch Luft für zusätzliche Aufgaben hast, oder setzt sie einfach auf „irgendwann“.

  7. Teile große Aufgaben in Teilaufgaben auf.

    Eine große Aufgabe in deine To-Do-Liste einzutragen, die du wahrscheinlich nicht mal an einem Tag erledigen kannst, ist nicht zielführend (Bsp.: Urlaub planen).
    Viel sinnvoller ist es eine solche Aufgabe in mehrere Teilaufgaben aufzuteilen und diese dann auch spezifischer zu betiteln (Bsp.: ein Urlaubsland festlegen, günstigen Flug suchen,…).

  8. Gewichte deine Aufgaben.

    Zeit ist eine knappe Ressource – wir werden wohl nie genug von ihr haben. Folglich wirst du immer wieder in Momente kommen, wo du entscheiden musst, welche der noch offenen Aufgaben du als nächstes erledigst. Das Zauberwort ist hierbei: Prioritäten setzen.
    Für das richtige setzen von Prioritäten gibt es mehrere bekannte Herangehensweisen und Methoden, auf die ich an dieser Stelle aber nicht genauer eingehen möchte. Wichtig ist nur, dass du möglichst alle deine Aufgaben mit unterschiedlichen Prioritäten versiehst, damit du später sofort weißt, welche deiner Aufgaben du auf jeden Fall erledigen musst.

  9. Ordne deine Aufgaben in Kategorien.

    Notiere deine Aufgaben nicht einfach wahllos auf deiner To-Do-Liste, sondern bringe auch Struktur in das Ganze. Erst recht, wenn du beginnst deine To-Do’s von deinem Beruf, deinen Hobbies und im Haushalt zu notieren, musst du mit Kategorien arbeiten. Kommen zusätzlich eventuell sogar noch spezielle Projekte hinzu, kann es auch Sinn machen diese in Kategorien oder Unterkategorien zu verwalten (unser Beispiel „To Do Liste Urlaub“ könnte also eine Unterkategorie von „Privat“ sein; oder auch „To Do Liste Hochzeit“ oder „To Do Liste Umzug“).

  10. Arbeite mit Farben in deiner To-Do-Liste.

    Farben helfen unseren Augen sich schneller zurecht zu finden. Lasse verschiedenen Farben unterschiedliche Bedeutungen zukommen.
    So kannst du bspw. deinen Kategorien und/oder deinen Prioritäten unterschiedliche Farben zuordnen.

  11. Hake erledigte Aufgaben ab 🙂

    Es ist ein wirklich tolles Gefühl, wenn man Aufgaben abhaken kann! Das Abhaken ist wie eine kleine Belohnung nach der Erledigung einer Aufgabe und wirkt motivierend.

  12. Dein Leben verändert sich ständig – das muss deine To-Do-Liste auch können.

    Deine To-Do-Liste wird niemals „fertig“ sein. Ständig werden neue Aufgaben hinzukommen, oder Aufgaben werden hinfällig. Dann musst du deine Liste immer anpassen können.
    Dies ist wieder ein Punkt bei dem eine digitale To-Do-Liste ihre Vorteile ausspielen kann. Dort kannst du ohne großen Aufwand deine Aufgaben beliebig verschieben und bearbeiten – ohne die Übersichtlichkeit zu verlieren.

 

Jetzt kommt es ganz auf dich an!

Trotz meiner Einführung in das Thema und all meiner Tipps, hängt der Erfolg deiner neuen To-Do-Liste von einem großen Faktor ab: von dir selbst!

Der Schlüssel zu deiner neuen Selbstorganisation liegt nicht alleine im simplen Führen von To-Do-Listen. Du musst es vielmehr zu deiner Gewohnheit machen, einem Selbstverständnis, dass du solche Listen regelmäßig führst und auch aktualisierst.

Auch ist eine To-Do-Liste einfach nur eine Liste. Durch das Aufschreiben von Aufgaben sind diese noch lange nicht erledigt.

Wenn du mit To-Do-Listen langfristig mehr Produktivität und Ordnung in dein Leben bringen willst, musst du deine To-Do-Liste in dein Leben integrieren und dein Leben in die To-Do-Liste.

Nur wenn du es schaffst, gut strukturiert, vollständig und mit zeitlich realistischen Aufgaben bestückt, aktiv an der Erledigung deiner To-Do-Liste arbeitest, funktioniert dieses Konzept!

 

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